INSCHRIJFPROCEDURE EVENEMENTEN SENIORENBELANG UDEN

 

UITGANGSPUNTEN

Deze procedure geldt voor alle evenementen die georganiseerd worden onder verantwoordelijkheid van Seniorenbelang Uden. Het belangrijkste van deze procedure is duidelijkheid en gelijke kansen voor alle potentiële deelnemers. De organisatie is in handen van de evenementencommissie van Seniorenbelang Uden. Onder evenementen vallen ook een- en meerdaagse reizen.

 

INSCHRIJVING

Deelname aan een evenement is uitsluitend mogelijk voor leden/gastleden van Seniorenbelang Uden, door inzending van een volledig, zo mogelijk in blokletters, ingevuld en ondertekend inschrijfformulier. Dat deelname uitsluitend voor leden/gastleden is, wordt vermeld op het inschrijfformulier. Formulieren liggen altijd in de hal van Eigen Herd en moeten na invulling worden gedeponeerd in de brievenbus van Seniorenbelang Uden bij de ingang van Eigen Herd.

Daarnaast is het ook mogelijk om via de website van Seniorenbelang Uden (www.seniorenbelang-uden.nl) bij “Evenementen” in te schrijven. 

Bij meerdaagse reizen kunt u alléén inschrijven via de inschrijfformulieren die bij Eigen Herd liggen. (dus niet via de website)

 

Een lid kan met 1 inschrijving meerdere leden van Seniorenbelang Uden als deelnemer aan het evenement aanmelden. Dit wordt als een groep beschouwd. Als het aanmeldende lid wordt uitgeloot, betekent dit automatisch dat de hele groep wordt uitgeloot.

 

Alléén minder-valide leden kunnen desgewenst 1 niet-lid als begeleiding meenemen. Dit wordt eveneens vermeld op het inschrijfformulier.    

Indien overige niet-leden aan een evenement willen deelnemen dan kan dit als zij tegelijkertijd lid of gastlid worden van Seniorenbelang Uden.    

Bij KBO-Gastleden (dit zijn personen die reeds lid zijn van een andere KBO-afdeling) wordt hun inschrijving voor een Evenement, Reis of Etentje beschouwd als een AKKOORDVERKLARING voor het Gastlidmaatschap van Seniorenbelang Uden en worden zij daardoor aan de hand van het opgegeven gastlidnummer op het inschijfformulier automatisch opgenomen in de administratie van Seniorenbelang Uden.

PCOB-Gastleden (dit zijn personen die reeds lid zijn van de PCOB Uden) dienen éérst het inschrijfformulier voor Gastleden in te vullen om te kunnen deelnemen aan Evenementen, Reizen of Etentjes. Dit formulier staat bij de ingang van Eigen Herd.

 

INSCHRIJVINGSPERIODE

Evenementen worden tijdig bekend gemaakt door middel van ons nieuwsblad Actueel en (afhankelijk van het Evenement) via de website (bij “Evenementen”). Vanaf het moment dat alle leden over de informatie kunnen beschikken geldt een inschrijvingsperiode van tenminste twee weken. In Actueel, op de website en op het inschrijfformulier zal steeds worden vermeld of er een uiterste sluitingsdatum voor het betreffende evenement is, die dan ook gehandhaafd wordt, of dat het een open inschrijving is. Bij een open inschrijving kan er worden ingeschreven zolang er formulieren beschikbaar zijn in de hal bij Eigen Herd en zolang er bij dat Evenement op de website geen sluitingsdatum staat. Een lid van de Evenementencommissie bepaald in dit geval wanneer de inschrijving sluit en verwijderd dan de resterende inschrijfformulieren bij Eigen Herd en geeft dit dan tevens door aan de webmaster, zodat hij op de website kan vermelden dat de inschrijving gesloten is.

 

INSCHRIJFFORMULIER

Het inschrijfformulier wordt opgesteld door de evenementencommissie, of reisorganisatie, aangevuld met gegevens van S.U. en kan per evenement worden aangepast. Voor plaatsing van de fysieke inschrijfformulieren wordt 1 exemplaar per email naar het centrale printerpunt gestuurd om het benodigde aantal te printen voor plaatsing bij Eigen Herd. Verder dient de evenementencommissie 1 exemplaar per email aan de webmaster door te geven voor plaatsing bij het desbetreffende artikel op de website( niet van toepassing bij meerdaagse reizen). Na aanmelding worden de inschrijfformulieren verzameld door de evenementencommissie, die een overzicht maakt van alle inschrijvingen en deze lijst met de inschrijfformulieren verstrekt aan de penningmeester van Seniorenbelang Uden of het betreffende reisbureau (bij meerdaagse reizen).

 

OVERSCHRIJDING

Als het aantal inschrijvingen de beschikbaarheid van het aantal plaatsen overtreft, zal allereerst worden onderzocht of het aantal beschikbare plaatsen kan worden uitgebreid zodat toch iedereen kan deelnemen. Lukt dit niet dan zal worden bekeken of op een latere datum het evenement kan worden herhaald. Anders zal op basis van loting worden bepaald wie er wel/niet kan deelnemen. De loting geschiedt in aanwezigheid van tenminste een lid van de evenementencommissie en tenminste een lid van het dagelijks bestuur van S.U.

 

Diegenen, die worden uitgeloot, worden hierover zo spoedig mogelijk geïnformeerd en krijgen bij een volgend evenement of bij herhaling hiervan voorkeur bij inschrijving. Ze dienen dan wel gewoon opnieuw in te schrijven.

 

BETALING/INCASSO

Betaling kan alléén geschieden door het verstrekken van een doorlopende of eenmalige machtiging om het geld van de bankrekening van de deelnemer(s) af te boeken. Incasso zal pas geschieden nadat definitief is vastgesteld dat de deelnemer aan het evenement kan deelnemen. Incasso geschiedt door de penningmeester van S.U. met bericht van afschrijving, of in het geval van meerdaagse reizen door het reisbureau d.m.v. incasso of facturen. Op het inschrijfformulier wordt een mededeling gedaan m.b.t. de incassodatum.

Bij inschrijvingen met een doorlopende machtiging, waarvan de incasso geschiedt door de Penningmeester van S.U. is deze tekst, als geen exacte incassodatum wordt genoemd,:          U krijgt t.z.t. bericht wanneer het verschuldigde bedrag is of zal worden geïncasseerd van uw rekening.

Als een lid/deelnemer om een geldige reden niet deel kan nemen aan een evenement en hij of zij heeft toestemming van een lid van de evenementencommissie of de penningmeester om het, voor dat evenement, geïncasseerde bedrag terug te laten boeken, dan moet hij/zij dat zelf binnen 8 weken regelen met de bank. Doet hij/zij aan internet bankieren, dan kan hij/zij dat bedrag meteen zelf terugboeken. De Penningmeester van S.U. kan dit dus niet doen. Een eventuele andere betalingsverplichting vervalt hiermede echter niet.

 

BEGELEIDING

De begeleiding van een evenement geschiedt door alléén leden van de evenementencommissie of een bestuurslid, bij voorkeur door diegenen die het evenement hebben georganiseerd. Zij (maximaal 2) zijn geen inschrijfgeld verschuldigd. De kosten hiervan vormen onderdeel van de totale kostprijs van het evenement en worden omgeslagen over alle deelnemers aan het evenement. (zie Draaiboek voor het organiseren van reizen van Seniorenbelang Uden bij: Prijscalculatie van de reis)

 

 

 

De begeleiders hebben als taak:

-het verstrekken van informatie aan de deelnemers;

-het zorgdragen voor een zodanig verloop van het evenement dat zo goed mogelijk voldoet

aan de verwachtingen van de deelnemers;

-het helpen van hulpbehoevende deelnemers mits de hulp beperkt blijft tot incidentele

momenten. Deelnemers die tijdens het evenement permanent hulp behoeven dienen zelf

voor begeleiding zorg te dragen. De begeleider wordt als een gewone deelnemer

beschouwd en is dus ook inschrijfgeld verschuldigd. (zie: Inschrijving)

 

VERLOOP VAN DE INSCHRIJFPROCEDURE

De inschrijfprocedure verloopt als volgt:

  1. Het evenement wordt bekend gemaakt via Actueel en de website. Vanaf dat moment kan de inschrijfperiode meteen aanvangen. Het is wel van belang om de sluitingsdatum vast te stellen. Het is voorstelbaar dat de sluitingsdatum bij een gezamenlijk etentje bijv. slechts een week ligt vóór de datum waarop het diner plaats vindt. Als we naar Hawaï zouden gaan dan ligt een periode van 3 maanden meer voor de hand. (zie: Inschrijvingsperiode)
  2. De evenementencommissie maakt het inschrijfformulier en legt voldoende exemplaren ter beschikking in Eigen Herd. Daarnaast wordt een exemplaar ter beschikking gesteld aan de webmaster zodat die het bij het evenement op de website kan plaatsen (niet bij meerdaagse reizen).
  3. Indien nodig organiseert de evenementencommissie een informatiebijeenkomst. Dit ter beoordeling van de evenementencommissie.
  4. De deelnemers kunnen gedurende de inschrijvingsperiode op een voor hen geschikt moment in Eigen Herd een formulier invullen en dit direct in de brievenbus van Seniorenbelang Uden deponeren. De evenementencommissie leegt regelmatig de brievenbus. Inschrijvingen via de website komen automatisch via de mail bij de evenementencommissie terecht.
  5. Vervolgens maakt de evenementencommissie een overzicht van de inschrijvingen zoals die zijn toegestuurd. Aan de hand van dit overzicht zal de evenementencommissie bekijken of iedereen mee kan dan wel actie ondernemen om het aantal beschikbare plaatsen aan te passen aan het aantal inschrijvingen. Eventueel kan een loting noodzakelijk zijn als niet iedereen mee kan. Bij een loting dient altijd een lid van het dagelijks bestuur van S.U. aanwezig te zijn. Uitgelote personen ontvangen hiervan bericht.
  6. Genoemd overzicht plus de inschrijfformulieren gaan naar de penningmeester S.U., of in het geval van meerdaagse reizen, plus aanvullende persoonsgegevens, naar het reisbureau en indien nodig naar de Voorzitter of ViceVoorzitter i.v.m. eventuele calamiteiten.
  7. Indien alles rond is incasseert de penningmeester van S.U. de deelnamekosten en stuurt bericht van afschrijving.

Bij meerdaagse reizen geschiedt de incasso van de deelnamekosten of het versturen van facturen door het betreffende reisbureau.