Inschrijfprocedure Evenementen en Reizen

INSCHRIJFPROCEDURE EVENEMENTEN SENIORENBELANG UDEN

UITGANGSPUNTEN

Deze procedure geldt voor alle evenementen die georganiseerd worden onder verantwoordelijkheid van Seniorenbelang Uden. Het belangrijkste van deze procedure is duidelijkheid en gelijke kansen voor alle potentiële deelnemers. De organisatie is in handen van de evenementencommissie van Seniorenbelang Uden. Onder evenementen vallen ook een- en meerdaagse reizen.

INSCHRIJVING

Deelname aan een evenement is uitsluitend mogelijk voor leden/gastleden van Seniorenbelang Uden, door inzending van een volledig, zo mogelijk in blokletters, ingevuld en ondertekend inschrijfformulier. Dat deelname uitsluitend voor leden/gastleden is, wordt vermeld op het inschrijfformulier. Formulieren liggen altijd in de hal van Eigen Herd en moeten na invulling worden gedeponeerd in de brievenbus van Seniorenbelang Uden bij de ingang van Eigen Herd.

Daarnaast is het ook mogelijk om via de website van Seniorenbelang Uden (www.seniorenbelang-uden.nl) bij “Evenementen” in te schrijven.

Bij meerdaagse reizen kunt u alléén inschrijven via de inschrijfformulieren die bij Eigen Herd liggen. omdat de afhandeling bij de Touroperator (Brabant Expres) ligt. In deze gevallen kunt u dus niet inschrijven via onze website.

Een lid kan met 1 inschrijving meerdere leden van Seniorenbelang Uden als deelnemer aan het evenement aanmelden. Dit wordt als een groep beschouwd. Als het aanmeldende lid wordt uitgeloot, betekent dit automatisch dat de hele groep wordt uitgeloot.

Alléén minder-valide leden kunnen desgewenst 1 betalend niet-lid als begeleiding meenemen. Dit wordt eveneens vermeld op het inschrijfformulier.

Indien overige niet-leden aan een evenement willen deelnemen dan kan dit als zij tegelijkertijd lid of gastlid worden van Seniorenbelang Uden.

Bij KBO-Gastleden (dit zijn personen die reeds lid zijn van een andere KBO-afdeling buiten de Kring) wordt hun inschrijving voor een Evenement, Reis of Etentje beschouwd als een AKKOORDVERKLARING voor het Gastlidmaatschap van Seniorenbelang Uden en worden zij daardoor aan de hand van het opgegeven gastlidnummer op het inschijfformulier (verplicht veld) automatisch opgenomen in de administratie van Seniorenbelang Uden.

PCOB-Gastleden (dit zijn personen die reeds lid zijn van de PCOB Uden) dienen éérst het inschrijfformulier voor Gastleden in te vullen om te kunnen deelnemen aan Evenementen, Reizen of Etentjes. Dit formulier staat bij de ingang van Eigen Herd.

INSCHRIJVINGSPERIODE

Evenementen worden tijdig bekend gemaakt door middel van ons nieuwsblad Actueel en (afhankelijk van het Evenement) ook via de website (bij “Evenementen”). Vanaf het moment dat alle leden over de informatie kunnen beschikken geldt een inschrijvingsperiode van tenminste twee weken. In Actueel, op de website en op het inschrijfformulier zal steeds worden vermeld of er een uiterste sluitingsdatum voor het betreffende evenement is, die dan ook gehandhaafd wordt, of dat het een open inschrijving is. Bij een open inschrijving kan er worden ingeschreven zolang er formulieren beschikbaar zijn in de hal bij Eigen Herd en zolang er bij dat Evenement op de website geen sluitingsdatum staat. Een lid van de Evenementencommissie bepaald in dit geval wanneer de inschrijving sluit en verwijderd dan de resterende inschrijfformulieren bij Eigen Herd en geeft dit dan tevens door aan de webmaster, zodat hij op de website kan vermelden dat de inschrijving gesloten is.

INSCHRIJFFORMULIER

Het inschrijfformulier wordt opgesteld door de evenementencommissie, of reisorganisatie, aangevuld met gegevens van S.U. en kan per evenement worden aangepast. Hierop staat ook het minimum en maximum aantal deelnemers vermeld wat minimaal moet of maximaal kan deelnemen om het evenement door te laten gaan. Voor plaatsing van de fysieke inschrijfformulieren wordt 1 exemplaar per email naar het centrale printerpunt gestuurd om het benodigde aantal te printen voor plaatsing bij Eigen Herd. Verder dient de evenementencommissie 1 exemplaar per email aan de webmaster door te geven voor plaatsing bij het desbetreffende artikel op de website. Na aanmelding worden de inschrijfformulieren verzameld door de evenementencommissie, die een overzicht maakt van alle inschrijvingen en deze lijst met de inschrijfformulieren verstrekt aan de penningmeester van Seniorenbelang Uden of het betreffende reisbureau (bij meerdaagse reizen).

OVERSCHRIJDING

Als het aantal inschrijvingen de beschikbaarheid van het aantal plaatsen overtreft, zal allereerst worden onderzocht of het aantal beschikbare plaatsen kan worden uitgebreid zodat toch iedereen kan deelnemen. Lukt dit niet dan zal worden bekeken of op een latere datum het evenement kan worden herhaald. Anders zal op basis van loting worden bepaald wie er wel/niet kan deelnemen. De loting geschiedt in aanwezigheid van tenminste een lid van de evenementencommissie en tenminste een lid van het dagelijks bestuur van S.U. en is bindend.

Diegenen, die worden uitgeloot, worden hierover zo spoedig mogelijk geïnformeerd en krijgen bij een volgend evenement of bij herhaling hiervan voorkeur bij inschrijving. Ze dienen dan wel gewoon opnieuw in te schrijven.

BETALING/INCASSO

Betaling kan alléén geschieden door het verstrekken van een doorlopende of eenmalige machtiging om het geld van de bankrekening van de deelnemer(s) af te boeken. Incasso zal pas geschieden nadat definitief is vastgesteld dat de deelnemer aan het evenement kan deelnemen. Incasso geschiedt door de een lid van de Evenementencommissie van S.U. met bericht van afschrijving, of in het geval van meerdaagse reizen door het reisbureau d.m.v. incasso of facturen. Op het inschrijfformulier wordt een mededeling gedaan m.b.t. de incassodatum.

Bij inschrijvingen met een doorlopende machtiging, waarvan de incasso geschiedt door een lid van de Evenementencommissie van S.U. is deze tekst, als geen exacte incassodatum wordt genoemd,: U krijgt t.z.t. bericht wanneer het verschuldigde bedrag is of zal worden geïncasseerd van uw rekening.

Als een lid/deelnemer om een geldige reden niet deel kan nemen aan een evenement en hij of zij heeft toestemming van een lid van de evenementencommissie om het, voor dat evenement, geïncasseerde bedrag terug te laten boeken, dan moet hij/zij dat zelf binnen 8 weken regelen met de bank. Doet hij/zij aan internet bankieren, dan kan hij/zij dat bedrag meteen zelf terugboeken (storneren). Seniorenbelang kan dit dus niet doen. Een eventuele andere betalingsverplichting vervalt hiermede echter niet en annuleringskosten en verzekeringskosten zijn ALTIJD verschuldigd.

Indien er geen annuleringsverzekering is afgesloten en een deelnemer kan om een of ander reden niet meegaan, nadat de reissom is betaald, dan kan geen restitutie volgen en dus ook geen terugboeking.

BEGELEIDING

De begeleiding van een evenement geschiedt door alléén leden van de evenementencommissie of een bestuurslid, bij voorkeur door diegenen die het evenement hebben georganiseerd. Zij (maximaal 2) zijn geen inschrijfgeld verschuldigd. De kosten hiervan vormen onderdeel van de totale kostprijs van het evenement en worden omgeslagen over alle deelnemers aan het evenement. (zie Draaiboek voor het organiseren van reizen van Seniorenbelang Uden bij: Prijscalculatie van de reis)

Dat de begeleiding geen inschrijfgeld is verschuldigd en deze kosten worden omgeslagen over alle deelnemers is als compensatie voor alle werkzaamheden en tijd van deze personen, t.w.:

Jaarlijks uitzoeken van evenementen, dagtochten, meerdaagse reizen en etentjes en mede regelen van plaatsen, restaurants, boten e.d.
Uitzoeken en opstellen van artikeltjes en foto’s van deze evenementen voor plaatsing in de Actueel en op de Website.
Samenstellen inschrijfformulieren, printen in de gewenste hoeveelheden en plaatsen bij Eigen Herd en op de website en verder bijhouden of er voldoende exemplaren voorradig zijn bij Eigen Herd, of aanvulling nodig is.
Indien het maximale aantal deelnemers is bereikt, de restant formulieren verwijderen bij Eigen Herd en op de website en op beide plaatsen mededeling doen van het bereiken van het maximale aantal deelnemers. Nadien gedane inschrijvingen worden op een reservelijst geplaats met mededeling (telefonisch of per email) aan de betreffende personen die dan eventueel meekunnen in de plaats van iemand die zich heeft afgemeld.
Verzamelen ingevulde inschrijfformulieren uit brievenbus bij Eigen Herd en via de website
Deelnemerslijst maken en doorgeven aan degene die de incasso’s uitvoert bij Seniorenbelang of administratie Brabant Expres, alsmede de betreffende inschrijfformulieren doorgeven aan degene die de incasso’s uitvoert of opsturen naar Brabant Expres.
Deelnemers bij dagtochten en etentjes invoeren in het administratiesysteem van Leaweb en de bedragen incasseren.
Deelnemers via email of incassobericht informeren over de aanstaande incasso. De incassoberichten voor deelnemers die geen emailadres hebben, printen en bezorgen bij de betreffende mensen of eventueel per post opsturen.
Checken of alle incasso’s zijn uitgevoerd en deelnemers aanschrijven via email of brief indien de incasso niet gelukt is om welke reden dan ook.
Eventuele wijzigingen bijhouden indien deelnemers mogelijk niet mee kunnen en geincasseerde deelnamekosten eventueel laten terugboeken indien mensen om een gegronde reden en met annuleringsverzekering niet mee kunnen. Deelnemers zonder annuleringsverzekering kunnen in principe geen deelnamekosten terug krijgen.
Voor meerdaagse reizen een informatiemorgen regelen bij Eigen Herd met uitleg en film over de aanstaande reis door Dennis van Brabant Expres. (informatiemorgen met gratis 1 kopje koffie of thee)
Bij meerdaagse reizen persoonlijke formulieren in 2-voud maken en ter invulling rondbrengen bij de betreffende personen en zorgen dat ze weer optijd ingevuld terug zijn voor aanvang van de reis. Hierna 1 ingevuld exemplaar per persoon achterlaten bij een bestuurslid en de andere exemplaren meenemen op reis voor eventuele calamiteiten.
Na afloop van een meerdaagse reis een terugkomdag organiseren bij Eigen Herd om na te praten over de reis onder vertoning van een film en foto’s die tijdens de reis zijn gemaakt. (terugkomdag met gratis 1 kopje koffie of thee)

Verder hebben de begeleiders als taak:

-het verstrekken van informatie aan de deelnemers;

-het zorgdragen voor een zodanig verloop van het evenement dat zo goed mogelijk voldoet

aan de verwachtingen van de deelnemers;

-zorgen dat alle deelnemers weer allemaal en op tijd bij de bus zijn;

-het helpen van hulpbehoevende deelnemers mits de hulp beperkt blijft tot incidentele

momenten. Deelnemers die tijdens het evenement permanent hulp behoeven dienen zelf

voor begeleiding zorg te dragen. De begeleider wordt als een gewone deelnemer

beschouwd en is dus ook inschrijfgeld verschuldigd. (zie: Inschrijving)

VERLOOP VAN DE INSCHRIJFPROCEDURE

De inschrijfprocedure verloopt als volgt:

Het evenement wordt bekend gemaakt via Actueel en de website. Vanaf dat moment kan de inschrijfperiode meteen aanvangen. Het is wel van belang om de sluitingsdatum vast te stellen. Het is voorstelbaar dat de sluitingsdatum bij een gezamenlijk etentje bijv. slechts een week ligt vóór de datum waarop het diner plaats vindt. Als we naar Hawaï zouden gaan dan ligt een periode van 3 maanden meer voor de hand. (zie: Inschrijvingsperiode)
De evenementencommissie maakt het inschrijfformulier en legt voldoende exemplaren ter beschikking in Eigen Herd. Daarnaast wordt een exemplaar ter beschikking gesteld aan de webmaster zodat die het bij het evenement op de website kan plaatsen.
Indien nodig organiseert de evenementencommissie een informatiebijeenkomst. Dit ter beoordeling van de evenementencommissie.
De deelnemers kunnen gedurende de inschrijvingsperiode op een voor hen geschikt moment in Eigen Herd een formulier invullen en dit direct in de brievenbus van Seniorenbelang Uden deponeren. De evenementencommissie leegt regelmatig de brievenbus. Inschrijvingen via de website komen automatisch via de mail bij de evenementencommissie terecht.
Vervolgens maakt de evenementencommissie een overzicht van de inschrijvingen zoals die zijn toegestuurd. Aan de hand van dit overzicht zal de evenementencommissie bekijken of iedereen mee kan dan wel actie ondernemen om het aantal beschikbare plaatsen aan te passen aan het aantal inschrijvingen. Eventueel kan een loting noodzakelijk zijn als niet iedereen mee kan. Bij een loting dient altijd een lid van het dagelijks bestuur van S.U. aanwezig te zijn. Uitgelote personen ontvangen hiervan bericht. De uitslag van een eventuele loting is bindend.
Genoemd overzicht plus de inschrijfformulieren gaan naar de persoon die de incasso’s verzorgt van S.U., of in het geval van meerdaagse reizen, plus aanvullende persoonsgegevens, naar het reisbureau en indien nodig naar de Voorzitter of ViceVoorzitter i.v.m. eventuele calamiteiten.
Indien alles rond is incasseert een lid van de evenementencommssie van S.U. de deelnamekosten en stuurt aan de deelnemers met een bekend emailadres een incassobericht, hetgeen ook meteen het bewijs van deelname is. Voor deelnemers zonder email is het bankafschrift met het geïncasseerde bedrag het bewijs van betaling en deelname.

Bij meerdaagse reizen geschiedt de incasso van de deelnamekosten of het versturen van facturen door het betreffende reisbureau.